1. Määratle selge eesmärk

Eduka arutelu planeerimise esimene samm on vastata küsimusele: mida soovid saavutada? 

Kas eesmärk on:

• Informeerida publikut uue teema kohta?

• Leida lahendusi väljakutsetele?

• Innustada osalejaid tegutsema?

• Vahetada kogemusi ja teadmisi?

Kui soovid tutvustada uut valdkonda, võib ekspertide paneeldiskussioon olla ideaalne. Kui eesmärk on leida lahendusi juba tuntud probleemidele, võib avatud maailmakohviku formaat või modereeritud laudkondade arutelu olla tõhusam.

2. Tunne oma sihtrühma

Erinevad sihtrühmad vajavad erinevat lähenemist. Analüüsi, kes on sinu publik:

• Kas nad on teemaga juba tuttavad või alles tutvuvad sellega?

• Kas nad eelistavad passiivset kuulamist või aktiivset osalust?

• Milliseid teadmisi ja kogemusi nad juba omavad?

Kui publik soovib peamiselt uusi teadmisi ja eelistab jääda passiivseks kuulajaks, sobivad formaadid, kus eksperdid on kesksel kohal. Kui osalejad on teemaga tuttavad ja soovivad aktiivselt panustada, tasub valida interaktiivsem lähenemine.

3. Vali sobiv arutelu formaat

Formaat peab toetama seatud eesmärke ja sobima sihtrühmale. Valikuid on mitmeid:

• Paneeldiskussioon

• Ümarlaud

• Intervjuu

• Kuum tool

• Väitlus

• Erinevate formaatide kombinatsioon

Võimalusi on palju ja vajadusel võid konsulteerida kogenud moderaatoriga, kes aitab sobiva formaadi valida.

4. Leia õiged esinejad või eksperdid

Eduka arutelu jaoks on vaja esinejaid, kes:

• Toovad arutelusse erinevaid vaatenurki

• Pakuvad väärtuslikke teadmisi

• Suudavad oma mõtteid selgelt väljendada

Uuri potentsiaalsete osalejate varasemaid esinemisi, et hinnata nende asjatundlikkust ja oskust mõtteid edastada.

5. Kaasa professionaalne moderaator

Hea moderaator on eduka arutelu võtmeisik. Otsi moderaatorit, kellel on:

• Neutraalsus ja tasakaalustatus: Oskus jääda erapooletuks ja tagada kõigile võrdne sõnaõigus

• Efektiivne ajaplaneerimine: Võime hoida arutelu ajakavast kinni

• Kohanemisvõime: Oskus kohaneda ootamatute olukordadega

• Selge suhtlemisoskus: Täpselt formuleeritud küsimused ja vestluse sujuv juhtimine

• Konfliktide lahendamise oskus: Võime maandada pingeid ja suunata arutelu konstruktiivsesse suunda

• Valdkonna teadmised: Piisav teadmistepagas asjakohaste küsimuste esitamiseks

• Varasem kogemus: Praktilised oskused arutelu juhtimiseks

• Kaasahaarav suhtlemisstiil: Oskus hoida nii osalejate kui publiku tähelepanu

6. Loo mitmekesine ja dünaamiline programm

Meeldejääva arutelu jaoks:

• Kombineeri erinevaid formaate, et hoida vestlus elav ja huvitav

• Loo tasakaal esinejate monoloogi ja interaktiivse arutelu vahel

• Planeeri sisse üllatusmomente, mis hoiavad tähelepanu

• Jäta ruumi ka publiku küsimustele ja kommentaaridele

7. Määratle selged ootused

Anna arutelul osalejatele ja publikule selge ülevaade:

• Mis teemadel räägitakse

• Millist formaati kasutatakse

• Kui palju on interaktiivset osa

• Mida nad arutelust võiksid õppida või kaasa võtta
  
  

Olgu tegemist sisekoosoleku, seminari, konverentsi või muu üritusega – arutelu õnnestumine sõltub nii aruteludisaini kui -juhtimise oskustest. Läbimõeldud lähenemine arutelu planeerimisele tasub end alati ära, tuues kaasa sisukad mõttevahetused, uued ideed ja rahulolu nii osalejate kui korraldajate seas.